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Setzen Sie um, was in Ihrer Praxis steckt!

Kurzanalysen

Die meisten Arzt- und Zahnarztpraxen nutzen ihre eigentlichen wirtschaftlichen Potenziale bei weitem nicht aus. Möchte der Inhaber das Optimum aus seiner Praxis herausholen, gibt es nur eine Möglichkeit: Die Betrachtung der Praxis als ein wirtschaftliches Unternehmen, in dessen Fokus selbstverständlich das Wohl der Patienten steht.

Unweigerlich muss eine Praxis an ihrem Alleinstellungsmerkmal arbeiten, sich Gedanken machen, welche Patienten man mit welchen Leistungen bestmöglich behandeln kann und wo diese Patienten denn eigentlich herkommen. Nicht zuletzt muss man sich natürlich auch überlegen, wie man aus seinen Mitarbeitern ein loyales und engagiertes Team formt, Verantwortlichkeiten festlegt und klare Arbeitsabläufe definiert. Wer möchte schon alles selbst machen müssen?

Und über all dem „schwebt“ natürlich die Leistungsabrechnung. Denn genau diese bringt das Geld in die Praxis. Aber genau hier werden erfahrungsgemäß immense Summen verschenkt.   Alle Bereiche der Praxisführung sind sehr eng mit der Leistungsabrechnung verbunden. Über das Praxismarketing steuern Sie das Patientenklientel in Ihre Praxis, denen Sie Ihre Leistungen anbieten möchten. Über Ihre Praxisorganisation stellen Sie sicher, dass die Verwaltung funktioniert und alles dokumentiert wird, was für die Abrechnung dokumentiert werden muss. Und dann erfolgt die Abrechnung. Und das alles ist durchaus komplex…

Aus diesem Grund haben wir den Potenzial-Check PREMIUM entwickelt. Er verbindet das, was zusammen betrachtet werden muss, wenn man das wirkliche Praxispotenzial umsetzen möchte: Alle wesentlichen Bereiche des Praxismanagements sowie die Kassen- und Privatabrechnung.

Unsere Spezialisten sind insgesamt 4 Tage vor Ort in der Praxis, spüren Verbesserungspotenziale auf und kümmern sich intensiv um Ihre Abrechnung und Leistungsdokumentation. Ihre Mitarbeiter werden praxisnah eingebunden, so dass Sie einen sofortigen Nutzen haben.

Sie erhalten einen umfassenden „Rundumblick“  über Ihre Praxis-Stärken und Möglichkeiten der Optimierung. Soweit möglich, setzen wir im Rahmen der Beratung schon so viel wie möglich an Verbesserungen um.

Auch für diese Leistung können Sie öffentliche Zuschüsse erhalten. convimed ist bei verschiedenen Förderstellen als Beratungsunternehmen zugelassen. Unsere Berater kümmern sich für Sie um die Beantragung der Fördermittel.

Marcus Römer, Inhaber convimed Heilberufe Consulting

Mehr Details zum Potenzial-Check PREMIUM...


Was macht den Erfolg tatsächlich aus?

Kurzanalysen

Kennen Sie das auch?

Sie haben das Gefühl, sieben Tage in der Woche in Ihrer Praxis zu arbeiten, aber der ganz große Erfolg will sich irgendwie nicht einstellen?

Im Gegenteil. Trotz großem Zeitaufwand wird der Stress größer und die Unzufriedenheit steigt. Und das im gesamten Team.

Die Ursache ist oftmals nicht auf den ersten Blick zu erkennen. Eine Praxis besteht aus vielen einzelnen Teilbereichen und Funktionen. Mitarbeiter, Praxismarketing, Organisation und Abrechnung. Alles hängt irgendwie miteinander zusammen und es bestehen etliche Wechselwirkungen. Die Ursachen für Erfolg oder Misserfolg können also vielfältig sein.

Erfahrungsgemäß setzt ein Großteil der Praxen ihr tatsächliches wirtschaftliches Potenzial nicht um. Zeitmangel und zuweilen auch „Betriebsblindheit“ führen häufig dazu, dass die Arbeitsabläufe und interne Zusammenhänge nicht genau betrachtet und daher nicht entscheidend verbessert werden. Im Ergebnis verliert die Praxis hierdurch bares Geld.

Für diesen und weitere Sachverhalte haben wir den Potenzial-Check BASIC entwickelt.

Und so läuft der Potenzial-Check BASIC ab:

In einem systematischen Gespräch mit der Praxisleitung werden alle erfolgsrelevanten Bereiche der Praxis genau unter die Lupe genommen und bewertet. Hierbei werden die Prozessabläufe der Praxis genau analysiert. Zusätzlich findet eine persönliche Befragung der Praxismitarbeiter hinsichtlich wichtiger Themen wie Arbeitszufriedenheit und Einschätzungen zu Verbesserungsmöglichkeiten im Praxisablauf statt. Aus den Ergebnissen der Befragung von Praxisleitung und Mitarbeitern ergeben sich ganz konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungsmaßnahmen. Die Ergebnisse werden in einem übersichtlichen Bericht mit Handlungsplan zusammengeführt und im nächsten Schritt mit der Praxisleitung besprochen.  

Der Potenzial-Check BASIC beinhaltet also weitaus mehr, als eine reine Analyse von betriebswirtschaftlichen Zahlen. Zahlen sind immer nur das Ergebnis dessen, was in der Praxis passiert. Und deshalb ist eine umfassende Betrachtung der Prozessabläufe und deren Wechselwirkungen von so großer Bedeutung, wenn man die Zahlen positiv beeinflussen möchte.

Der Potenzial-Check BASIC hilft Praxen, ihr eigentliches Potenzial zu erkennen. Praxisspezifische Stärken und Verbesserungspotenziale werden aufgezeigt und mit entsprechenden Handlungsempfehlungen versehen.

Damit die finanzielle Investition möglichst gering gehalten wird und sich noch schneller amortisiert, kümmern sich unsere Berater um öffentliche Zuschüsse zum Beratungshonorar. Diese betragen 50 % des Nettohonorars!

Marcus Römer, Inhaber convimed Heilberufe Consulting

Mehr Details zum Potenzial-Check BASIC...


Geld vom Staat zur Motivationssteigerung der Mitarbeiter

Mitarbeiter und Arbeitsklima

Viele Praxen leiden unter einem schlechten Arbeitsklima. Das kann für die Praxis richtig teuer werden! Ein schlechtes Arbeitsklima führt zu Arbeitsunlust, demotiviert, erhöht den Krankenstand und führt zwangsläufig zu verärgerten Patienten. Verärgerte Patienten wenden sich von der Praxis ab und werden die Praxis sicherlich nicht weiterempfehlen.

Wenn morgens schon „dicke Luft“ herrscht, belastet dies Praxisleitung und Mitarbeiterinnen den ganzen Tag. An ein stressfreies Arbeiten ist nicht mehr zu denken…

Aber auch die weit verbreitete Einstellung, nur „Dienst nach Vorschrift“ zu machen, führt unweigerlich zu einer dauerhaft erhöhten Belastung für die Praxisleitung. Fehlt die Eigeninitiative der Mitarbeiterinnen, bleibt so manches liegen. Dies kann sich beispielsweise in unschönen aber unkritischen Dingen wie vertrockneten Blumen aber auch in haftungsrelevanten Themen, wie beispielsweise der fehlenden Vorbereitung der Behandlungstermine, äußern.

In den meisten Fällen ist eine schnelle Besserung möglich! Die Art und Weise, wie die Praxisleitung ihre Mitarbeiterinnen führt, hat enorme Auswirkungen auf deren Leistungsbereitschaft sowie das gesamte Praxisklima.

Oftmals reichen kleine „psychologische Tricks“ und ein gezielter Griff in den „Handwerkskasten der Führungsmethodik“ und schon können spürbare Verbesserungen von Leistungsbereitschaft und Praxisklima erreicht werden. Beispielsweise benötigen alle Mitarbeiterinnen ernst gemeintes Lob und Anerkennung für gute Leistungen. Manche verlangen Zielvorgaben, manche wünschen eine regelmäßige Kontrolle.

Die „Klaviatur“ der Mitarbeiterführung zu beherrschen, ist inzwischen für alle Praxisinhaber ein Muss. Mitarbeiterführung ist eine der maßgeblichen Stellschrauben für den wirtschaftlichen Erfolg einer Praxis.
Wirksame Mitarbeiterführung kann man lernen. Empfehlenswert ist hierbei ein Coaching durch einen hierauf spezialisierten Berater. Dieser kann vor allem auch durch Gespräche mit der Praxisleitung und den Mitarbeiterinnen herausfinden, wo der „Schuh drückt“ und wo die individuellen Bedürfnisse in diesem Bereich liegen. Diese Informationen, gepaart mit erlernbaren professionellen Führungsmethoden, können die gesamte Praxis positiv verändern.

Für professionelle Beratungsleistungen im Bereich Mitarbeiterführung und Personalmanagement stehen äußerst interessante Fördermöglichkeiten zur Verfügung. Unter gewissen Voraussetzungen kann die Praxis bis zu 80% der Beratungskosten durch öffentliche Zuschüsse zurückerstattet bekommen.

Marcus Römer, Inhaber convimed Heilberufe Consulting

Unsere Leistungen zum Thema Mitarbeiter & gutes Arbeitsklima...


Zuschüsse vom Staat für fachkundige Unterstützung

Existenzgrundung und AbgabeFür niedergelassene Ärzte gibt es zahlreiche Möglichkeiten, von öffentlichen Fördermitteln für Beratungsleistungen zu profitieren. Genau da, wo externe Unterstützung oft aus Kostengründen nicht eingebunden wird, springt die öffentliche Hand mit speziellen Förderprogrammen ein. Die Kosten für eine externe Praxisberatung können auf diese Weise erheblich reduziert werden.

Diese Fördermittel stehen in jeder Phase des Lebenszyklus einer Arztpraxis zur Verfügung: Von der Gründung oder Übernahme einer Praxis bis hin zur Abgabe im Rentenalter. Gefördert werden können quasi alle betriebswirtschaftlichen Beratungen, welche die wirtschaftliche Situation der Praxis verbessern. Sei es die Verbesserung der Praxisorganisation, der Aufbau eines QM-Systems, die Analyse der aktuellen Finanzierungssituation oder die Erhöhung der Mitarbeitermotivation, für diese und viele weitere Themen stehen Fördermittel zur Verfügung.

Die Höhe der Zuschüsse variiert je nach Förderprogramm und Bundesland. Im Regelfall kann die Praxis zwischen 50% und 80% des Netto-Beratungshonorars aus öffentlichen Mitteln zurückerstattet bekommen. Insgesamt können sich die Zuschüsse auf den erheblichen Betrag von mehr als 20.000 Euro summieren.

Vor der Gründung bzw. Übernahme einer Praxis gibt es die Möglichkeit, das sogenannte Vorgründungcoaching in Anspruch zu nehmen. In der Vorbereitung der Praxisgründung steht der Arzt vor vielen kaufmännischen Fragen, mit denen er in der medizinischen Ausbildung nicht oder nur teilweise konfrontiert worden ist. Mit Hilfe eines erfahrenen Beraters lassen sich von Anfang an die Weichen auf Erfolg stellen. Die Förderung der Vorgründungsberatung ist in jedem Bundesland individuell geregelt.

Bis zu 5 Jahre nach der Gründung der Praxis haben Praxisinhaber die Möglichkeit, das Gründercoaching Deutschland zu nutzen. Gerade in den ersten fünf Jahren nach der Gründung entscheidet sich, ob die Existenzgründung nachhaltig erfolgreich ist. Statistiken beweisen, dass junge Ärzte, die in den ersten Jahren nach der Existenzgründung auf die Unterstützung von externen Beratern zugreifen, in der Regel deutlich erfolgreicher sind als solche, die ihren Weg allein gehen. Die Bundesregierung unterstützt Praxisinhaber durch das Gründercoaching mit einem Zuschuss in Höhe von 50% (in den neuen Bundesländern 75%) des Beraterhonorars. Beim Gründercoaching werden Beratungskosten von insgesamt bis zu 6 000 Euro bezuschusst.

Praxen, die mindestens ein Jahr am Markt existieren, können die Fördermittel des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) nutzen. Die Bandbreite der Beratungsthemen, die durch dieses Förderprogramm bezuschusst werden können, ist enorm. Wirtschaftliche Problemstellungen, finanzielle Fragen, personelle Herausforderungen, Fragen der Praxisorganisation oder auch beispielsweise Konzepte für ärztliche Kooperationen sind Themenfelder, die durch dieses Förderprogramm abgedeckt sind.  Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle unterstützt Praxen mit einem Zuschuss von maximal 50 Prozent der Nettokosten und bis 1 500 Euro je Vorhaben.

Das neue Förderprogramm UnternehmensWert:Mensch

beschäftigt sich mit einem Thema, das in vielen Praxen ein „Dauerbrenner“ ist: Dem Personalmanagement. Beratungsschwerpunkte, die dieses Förderprogramm bezuschusst, sind beispielsweise Personalführung, Wissensvermittlung oder die Gesundheit am Arbeitsplatz. Je nach Problemstellung der Praxis können bis zu 10 Beratungstage gefördert werden. Die Zuschüsse betragen bis zu 80% des Beratungshonorars. Förderberechtigt sind jedoch nur Praxen, die bereits 2 Jahre bestehen.

In Zusammenhang mit der Nutzung der Beratungsprogramme sollten Praxisinhaber dringend darauf achten, dass der eingesetzte Berater für das jeweilige Programm akkreditiert ist und die erforderlichen Qualitätsnachweise erfüllt. Ansonsten wird nämlich kein Zuschuss gewährt. Die Beantragung der Fördermittel ist oftmals nicht einfach oder mit einem bürokratischen Aufwand verbunden. Daher sollten Praxisinhaber nach Möglichkeit auf qualifizierte Berater zurückgreifen, die diese Tätigkeiten weitestgehend für die Praxis übernehmen. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, hat die Praxis höchst interessante Möglichkeiten, mit externer Hilfe wirtschaftlich oder organisatorisch besser zu werden und einen großen Teil der hierfür anfallenden Kosten zurückerstattet zu bekommen.

Marcus Römer, Inhaber convimed Heilberufe Consulting

Mehr zum Thema Beratungsförderung...


Qualitätsmanagement – ein Handbuch mit sieben Siegeln?

Organisation und QualitatWas ist eigentlich Qualitätsmanagement? Wenn man es genau nimmt, ist Qualitätsmanagement genau das,  was sich an die Marketingaktivitäten der Praxis nahtlos anschließen sollte! Wenn Marketing dazu dient, die Praxis bekannter zu machen und neue Patienten zu gewinnen, dann dient Qualitätsmanagement dazu, die neu gewonnenen Patienten von der Praxis zu begeistern und die Patienten dauerhaft an die Praxis zu binden.

Soviel zur Theorie. Praktisch sieht es so aus, dass die meisten Praxen bereits Qualitätsmanagement betreiben. Infolge der vielen diffusen Begriffe rund um das Qualitätsmanagement ist das den Praxen aber gar nicht so recht bewusst. Aber ohne Qualitätsmanagement wären vermutlich alle Patienten längst weg.

Zum Beispiel haben sich in den meisten Praxen Bestellsprechstunden durchgesetzt. Diese Bestellsprechstunden sind möglich, weil ein entsprechendes Terminmanagement eingeführt wurde, die Mitarbeiterinnen entsprechend eingewiesen wurden und sich die Patienten (hoffentlich) daran halten. Genau das ist Qualitätsmanagement.

Qualitätsmanagement kann also sehr nützlich sein. Es ist insbesondere dann nützlich, wenn es die Praxisorganisation vereinfacht, Zeitfresser eliminiert und Patienten, Praxisleitung und Mitarbeiter zufriedener macht.
Zeitfresser in der Praxis können Sie übrigens mit einfachen Mitteln erkennen und bekämpfen: Führen Sie ein Tagebuch und schreiben Sie 7 Tage lang auf, was Sie machen und wie lange Sie für die einzelnen Tätigkeiten brauchen. Hierdurch kann man prima erkennen, welche Aufgaben ohne Probleme an die Praxishelferinnen delegiert werden können und wie  man die Praxisabläufe besser strukturieren kann.

Seit einigen Jahren verpflichtet der Gesetzgeber alle Praxen, ein Qualitätsmanagementsystem einzurichten. Hierbei müssen gewisse Anforderungen umgesetzt und Vorgaben erfüllt werden. Dies stellt immer noch viele Praxen vor eine Herausforderung und wirft Fragen auf. Aber auch hier gilt: Qualitätsmanagement soll die Praxis nicht zusätzlich belasten, sondern soll ihr was bringen. Und zwar eine bessere Organisation und zufriedenere Patienten, Behandler und Mitarbeiter.

Der Aufwand für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen im Bereich Qualitätsmanagement ist eigentlich überschaubar. Viele von den Dingen, die gefordert werden, sind gar nicht so neu (siehe z.B. Terminmanagement, Patientenaufklärung oder Behandlungsdokumentation), sondern müssen nur noch einmal ins Bewußtsein gerückt, vernünftig geregelt und, wo nötig, weiter verbessert werden.

Durch die Umsetzung der sogenannten gesetzlichen QM-Anforderungen ist übrigens schon ein guter Schritt in Richtung Zertifizierung gesetzt. Möglich ist, dass auch dies einmal ein Thema für die Praxen werden wird bzw. werden muss. Je nachdem, was der Gesetzgeber so alles plant…

Übrigens nutzen einige Praxen ihr Qualitätsmanagementsystem für „Marketingzwecke“, indem sie ihre reibungslose Praxisorganisation und ihr QM-Zertifikat erfolgreich in Richtung potenzieller neuer Patienten kommunizieren. Und da zeigt sich auch wieder, dass Qualitätsmanagement sehr, sehr viel mit Marketing zu tun hat!

Marcus Römer, Inhaber convimed Heilberufe Consulting

Unsere Leistungen zum Thema Orgnisation und Qualität...


convimed – erfolgreiche Konzepte für mehr Praxiserfolg und wirtschaftlichen Gewinn

KurzanalysenImmer wieder stellt sich die Frage, warum eine Praxis nicht den gewünschten Ertrag erbringt oder der richtige Spaß an der Arbeit sich nicht einstellen will. Die Ursache ist oftmals nicht auf den ersten Blick zu erkennen. Wie in einem natürlichen Organismus hängt auch in einer Praxis alles irgendwie miteinander zusammen und es bestehen etliche Wechselwirkungen. Dies bedeutet, dass die Ursachen für Erfolg oder Misserfolg vielfältig sein können. Ein genauer Blick in das „Innerste“ der Praxis ist also lohnenswert.

Erfahrungsgemäß setzen 90 % der Praxen ihr tatsächliches wirtschaftliches Potenzial nicht um. Dies liegt u. a. an der hohen Arbeitsbelastung der Praxisleitung und Mitarbeiter. Zeitmangel und zuweilen auch „Betriebsblindheit“ führen häufig dazu, dass die Arbeitsabläufe nicht genau betrachtet und daher nicht entscheidend verbessert werden. So bleibt beispielsweise die optimale Abrechnung oder die Mitarbeiterführung auf der Strecke. Im Ergebnis verliert die Praxis hierdurch bares Geld.

Genau an dieser Stelle setzen die Beratungsleistungen des auf Heilberufe spezialisierten Andechser Unternehmens convimed an, dort, wo Potenziale ungenutzt bleiben oder wo Ursachen für wirtschaftliche Probleme liegen. Dazu wird eine Praxis zunächst mit einer betriebswirtschaftlichen Analyse als ganzheitliches Unternehmen betrachtet. convimed-Praxismanagerinnen und betriebswirtschaftliche Berater suchen zusammen mit den Praxisinhabern die entscheidenden Ansatzpunkte, die Schaltstellen einer Praxis, wo Optimierungsbedarf besteht. Marcus Römer, der Geschäftsführer von convimed, vergleicht die Vorgehensweise gerne mit einer „individuellen Schmerzanamnese“, die auch Praxisinhaber durchführen, um die Ursachen des Schmerzes genau zu ergründen. Das sei schon wesentlich mehr als „irgendwelche Zahlen zu analysieren, Kosten zu reduzieren oder einzelne Symptome zu bekämpfen“.

„Wir helfen Praxen, ihr Potenzial zu erkennen“. Das bedeutet, wirtschaftliche Gesundheit als Ergebnis von reibungslosen Arbeitsabläufen zu begreifen, wozu ein angenehmes Arbeitsklima mit motivierten Mitarbeitern gehört, mit Patienten, die zu einer Praxis passen, einer Praxisfinanzierung, die finanzielle Freiräume gewährt und einem zahnärztlichen Honorar, das der Qualität der geleisteten Arbeit entspricht.

Damit die finanzielle Investition möglichst gering gehalten wird und sich noch schneller amortisiert, ist convimed als Beratungsunternehmen unter anderem beim Bundesamt für Wirtschaftsförderung und Ausfuhrkontrolle sowie bei der KfW zugelassen. Für Beratungsleistungen können Praxen Zuschüsse von bis zu 50 % erhalten, bei einigen speziellen Beratungen werden sogar 80 % des Beratungshonorars über öffentliche Zuschüsse zurückerstattet. Hilfe bei der Beantragung von Fördermitteln ist für convimed eine Selbstverständlichkeit, denn so entstehen wirkliche Win-Win-Situationen.

Marcus Römer, convimed

Mehr zum Thema Potenziale wecken...


Mitarbeiter-Führung (Teil 3 von 3)

800 Mitarbeiterbezogene Fuhrung

Mitarbeiterbezogene Führung

Die Art und Weise, wie die Praxisleitung ihre Mitarbeiter führt, hat Auswirkungen auf die Mitarbeitermotivation, das Arbeitsklima und letztlich auf den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis.

Untersuchungen haben ergeben, dass Unternehmen mit einem positiven Arbeitsklima ein um 20-30% besseres Betriebsergebnis erzielen als Unternehmen mit einem schlechten Arbeitsklima. Gleiches gilt für Zahnarztpraxen! Bemerkenswert ist hierbei, dass die Praxisleitung einen erheblichen Einfluss auf das Arbeitsklima hat. Es hängt zu mehr als 50% von der Praxisleitung, sprich, von deren Führungsverständnis ab! Dies zeigen ebenfalls unsere Erfahrungen in den von uns betreuten Praxen.
Grund genug, sich mit dem Thema Mitarbeiterführung und Mitarbeitermotivation zu beschäftigen.

Nicht jeder Mensch ist eine geborene Führungskraft, doch Führung kann erlernt werden. In unseren Coachings zum Thema Mitarbeiterführung stellen wir immer wieder fest, dass bei den meisten Praxisinhabern der gute Wille zur Personalführung da ist, es jedoch an Methoden und oftmals an Führungseinsichten mangelt. Dies ist nicht verwunderlich, führt die Personalführung noch immer ein Schattendasein bei der Ausbildung von Zahnärzten.

Wenn wir im Rahmen unserer Analysen Führungsverhalten, Führungsmethodik und Führungsverständnis der Praxisleitung unter die Lupe nehmen und die Auswirkungen auf die Mitarbeitermotivation prüfen, fallen vorwiegend zwei Dinge auf:

Eine Praxisleitung, die positiv über ihre Mitarbeiterinnen denkt und zudem hohe Erwartungen an die Leistung der Mitarbeiterinnen stellt, hat großen Führungserfolg.
Auffallend ist außerdem, dass bei den meisten Praxisinhabern die eigene Wahrnehmung des Führungsverhaltens von dem durch die Mitarbeiterinnen empfundenen Führungsverhalten erkennbar abweicht. Viele Praxisinhaber geben im Rahmen unserer Befragungen an, dass sie häufig und gerne loben. Befragt man auf der anderen Seite die Mitarbeiter, kommt man zu einem gegenteiligen Ergebnis. Zwischen Selbst- und Fremdbild gibt es deutliche Unterschiede. Im Sinne einer nachhaltigen Verbesserung sollte versucht werden, die Wahrnehmung von Praxisleitung und Mitarbeitern in Einklang zu bringen.

Die meisten Praxisinhaber sind zu Recht stolz auf ihre eigene Praxis und die eigenen zahnmedizinischen Leistungen. Worauf können und sollen die Mitarbeiterinnen stolz sein? Ohne Zweifel ist die Arbeit an der Anmeldung eine enorme Herausforderung an Stressresistenz und Einfühlungsvermögen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Praxisleitung dies auch den Mitarbeiterinnen gegenüber spürbar anerkennt. Ohne das Gefühl, einen wichtigen Beitrag zum Gesamterfolg der Praxis zu leisten, wird über kurz oder lang der Spaß an der Arbeit und damit auch die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiterinnen nachlassen.

Die konsequente Umsetzung dieser Empfehlungen kann einen Ausweg aus dem Teufelskreis bedeuten, der in vielen Praxen zu „Dienst nach Vorschrift“ und einem schlechten Arbeitsklima geführt hat

Die „Klaviatur“ der Mitarbeiterführung zu beherrschen, ist inzwischen für alle Praxisinhaber ein Muss. Mitarbeiterführung ist eine der maßgeblichen Stellschrauben für den wirtschaftlichen Erfolg einer Praxis.

Wie oben bereits erwähnt, ist wirksame Mitarbeiterführung für jeden Praxisinhaber erlernbar. Da Selbst- und Fremdbild oftmals eklatant voneinander abweichen, ist es empfehlenswert, einen spezialisierten externen Berater einzuschalten. Dieser kann vor allem auch durch Gespräche mit der Praxisleitung und den Mitarbeiterinnen herausfinden, wo der „Schuh drückt“ und wo die individuellen Bedürfnisse in diesem Bereich liegen. Diese Informationen, gepaart mit erlernbaren professionellen Führungsmethoden, können die gesamte Praxis positiv verändern.

Für professionelle Beratungsleistungen im Bereich Mitarbeiterführung und Personalmanagement stehen äußerst interessante Fördermöglichkeiten zur Verfügung. Unter gewissen Voraussetzungen kann die Praxis bis zu 80% der Beratungskosten durch öffentliche Zuschüsse zurückerstattet bekommen.

Marcus Römer, convimed

Unsere Leistungen zum Thema Mitarbeiter & gutes Arbeitsklima...


Mitarbeiterführung Teil 1 von 3

Mitarbeiterführung Teil 2 von 3


Mitarbeiter-Führung (Teil 2 von 3)

800 Das Team als Reflektor des Fuhrungsverhaltens

Das Team als Reflektor des Führungsverhaltens

Montagmorgen. Die Tür zur Praxis geht auf. Hoffentlich ist unser Chef nicht wieder so schlechtgelaunt, wie meistens zu Wochenbeginn. Sicherheitshalber schauen die meisten Kolleginnen gar nicht in Richtung Chef, sondern widmen sich irgendwelchen Beschäftigungen. Die angespannte Stimmung schlägt sich auf das Miteinander im Team nieder. „Früher unternahmen wir nach Ende der Sprechstunde oft gemeinsame Aktivitäten. Jetzt sind alle froh, wenn die Woche vorbei und endlich Wochenende ist.“
In Einzel oder Gruppengesprächen mit Praxismitarbeiterinnen erfahren wir immer wieder, dass in vielen Praxen eine große Unzufriedenheit herrscht. Mitarbeiterinnen sind frustriert, weil die eigene Arbeitsleistung nicht ausreichend wahrgenommen wird oder weil im Team Unstimmigkeiten herrschen. „Ich glaube, mein Chef weiß überhaupt nicht, was ich den ganzen Tag abarbeite und wieviel Stress wir hier an der Anmeldung haben. Warum soll ich mich denn besonders anstrengen, wenn es sowieso niemand merkt?“, sind häufig zu hörende Aussagen. Die meisten Praxismitarbeiterinnen erledigen ihre Arbeit grundsätzlich gerne. Stimmen die „Rahmenbedingungen“ jedoch nicht, bleibt der Spaß an der Arbeit auf der Strecke.

Eine der wichtigsten „Visitenkarten“ für eine Zahnarztpraxis sind die Mitarbeiterinnen. Diese nimmt der Patient zuerst wahr, wenn er die Praxis betritt. Ein gutgelauntes und freundliches Team ist ein entscheidender Faktor, ob der Patient sich in der Praxis wohlfühlt und die Praxis gerne weiterempfiehlt. Wendet sich der Patient aufgrund einer missgelaunten oder frustrierten Mitarbeiterin von der Praxis ab, hilft auch die Kompetenz des Zahnarztes nichts mehr. Deswegen hat ein motiviertes Team einen großen Einfluss auf den Erfolg einer Zahnarztpraxis. Genauso wie ein schlechtgelauntes und demotiviertes Team eine erhebliche Ursache für den Misserfolg sein kann.

Wie kommt es zu Demotivation und „Dienst nach Vorschrift“?

Viele Praxismitarbeiterinnen fühlen sich schlichtweg durch die Praxisleitung nicht ausreichend beachtet. Zur gezeigten Arbeitsleitung erhalten die Mitarbeiterinnen keine Rückmeldung. Da Anerkennung der eigenen Leistung und Wertschätzung der eigenen Person Bedürfnisse sind, die jeder Mensch in sich trägt, führt ein Mangel recht schnell zu einer gewissen Frustration. „Ich würde mir wünschen, dass mein Chef mich ab und zu mal lobt oder zumindest sagt, was ich besser machen kann“, sind Aussagen, die man von Praxismitarbeiterinnen „unter vier Augen“ hört. Sobald sich ein gewisser Frust eingestellt hat, macht die Arbeit, die man ursprünglich gern gemacht hat, auf einmal keinen besonderen Spaß mehr. Viele Dinge bleiben liegen, die Verantwortlichkeit für die Praxis nimmt ab („Ich mache nur noch das, wofür ich auch bezahlt werde…“). Im schlimmsten Fall wird die Unzufriedenheit damit kompensiert, dass Streit mit Kolleginnen oder sogar mit Patienten angefangen wird.

Welche Wirkung hat Kommunikation?

Wichtig für alle Mitarbeiterinnen ist eine regelmäßige und offene Kommunikation. „Wir machen zwar alle 2 Wochen Teambesprechungen, aber der einzige, der was sagt, ist der Chef. Meistens geht es darum, dass wir mal wieder was falsch gemacht haben. Ich trau mich gar nicht mehr, den Mund aufzumachen.“ Diese Wirkung sollten Teambesprechungen natürlich nicht haben. Entscheidender Bestandteil der Teambesprechungen sollte das Team, das heißt, die Mitarbeiterinnen sein. Diese müssen möglichst stark eingebunden und dazu ermutigt werden, ihre Meinung zu sagen und Ideen zu äußern. Ansonsten stirbt die Eigeninitiative und viele gute Ideen gehen verloren.

Die meisten Mitarbeiterinnen würden sich einen regelmäßigen persönlichen Austausch mit der Praxisleitung wünschen. Für jeden Arbeitnehmer ist es wichtig zu wissen, was von ihm erwartet wird. Genauso ist es bei den Praxismitarbeiterinnen. Erfahrungsgemäß wissen viele nicht, ob sie ihre Aufgaben gut oder nicht gut erledigen. Deshalb sollte die Praxisleitung in regelmäßigen Vier-Augen Gesprächen klar artikulieren, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten von der Mitarbeiterin übernommen werden sollen. Sinnvoll ist es zudem, gemeinsam mit der Mitarbeiterin Ziele zu vereinbaren, die bis spätestens zum nächsten Mitarbeitergespräch erreicht werden sollen. In dem zugewiesenen Aufgabengebiet soll die Mitarbeiterin dann eigenverantwortlich tätig werden können. Kontrolle und Rückmeldung zur Arbeitsleistung sollte selbstverständlich sein. Wichtig ist hierbei, dass die Praxisleitung Vertrauen in die Mitarbeiterin hat und das auch ihr gegenüber ausspricht. Ansonsten kann gutgemeinte Kontrolle den Eindruck von Misstrauen hervorrufen („Ich habe das Gefühl, dass mein Chef mir nicht vertraut, so oft wie er mich kontrolliert und kritisiert…“).

Wenn die Praxisleitung wirksame Führungsmethoden wie Teambesprechungen, Mitarbeitergespräche und Zielvorgaben umsetzt und das Ganze mit einem wertschätzenden Umgang mit den Mitarbeiterinnen verbindet, wird die Zufriedenheit aber auch der Respekt der Mitarbeiterinnen steigen.

Marcus Römer, convimed

Unsere Leistungen zum Thema Mitarbeiter & gutes Arbeitsklima...


Mitarbeiterführung Teil 1 von 3

Mitarbeiterführung Teil 3 von 3


Mitarbeiter-Führung (Teil 1 von 3)

Die 800 Praxisleitung als Fuhrungskraft

Die Praxisleitung als Führungskraft

Montagmorgen. Mit einem etwas mulmigen Gefühl öffne ich die Tür meiner Praxis. Meine Mitarbeiterinnen sind schon da. Richtig wahrgenommen werde ich anscheinend nicht. Vereinzelt höre ich ein kühles „Guten Morgen, Herr Doktor“. Die Atmosphäre in meiner Praxis ist mal wieder frostig. Und die Woche hat gerade erst angefangen. Wie so oft steigt ein Gefühl der Enttäuschung in mir auf. Meine Mitarbeiterinnen bezahle ich teilweise über Tarif. Von Dankbarkeit, Respekt und Engagement spüre ich jedoch herzlich wenig. Ich bin froh, wenn ich im Behandlungszimmer bin und die Tür hinter mir zu machen kann.

Diese oder ähnliche Aussagen hören wir bei unseren intensiven Gesprächen mit Praxisinhabern immer wieder. Viele Zahnärzte fühlen sich von ihren Mitarbeitern geradezu im Stich gelassen. Stress und schlechte Stimmung sind in solchen Fällen vorprogrammiert.
Ein schlechtes Arbeitsklima kann für die Praxisinhaber jedoch gravierende wirtschaftliche Konsequenzen haben und richtig teuer werden! Es führt zu Arbeitsunlust, demotiviert, erhöht den Krankenstand und führt zwangsläufig zu verärgerten Patienten. Verärgerte Patienten wenden sich von der Praxis ab und werden die Praxis sicherlich nicht weiterempfehlen.

Hinzu kommt die emotionale Belastung. Wenn morgens schon „dicke Luft“ herrscht, vergeht nicht nur den Zahnärzten der Spaß an der Arbeit.

Was ist passiert?

Oftmals ist eine Art „Teufelskreis“ entstanden: Die Praxisleitung hat das Vertrauen in die Leistungsbereitschaft und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiterinnen verloren. In der negativen Erwartung, dass übertragene Aufgaben nur widerwillig oder schlecht ausgeführt werden, verstärkt die Praxisleitung die Kontrolle der Mitarbeiterinnen oder aber erledigt die Tätigkeiten gleich selbst. Dies führt selbstverständlich zu erhöhter Arbeitsbelastung und vermehrtem Stress für die Praxisleitung. Persönliche Gespräche mit den Mitarbeiterinnen werden nicht mehr durchgeführt und infolge der eher schlechten Arbeitsleistungen wird auch weniger oder auch überhaupt nicht mehr gelobt.
Die Mitarbeiterinnen tendieren nun mehr und mehr dazu,  „Dienst nach Vorschrift“ zu machen, was unweigerlich zu einer dauerhaft erhöhten Belastung für die Praxisleitung führt. Einfache Tätigkeiten wie das regelmäßige Gießen der Blumen in der Praxis oder die Weitergabe von wichtigen Informationen untereinander werden nicht mehr durchgeführt. Die Vorbereitung der Patiententermine erfolgt unzureichend. Niemand fühlt sich verantwortlich.

In solchen Fälle ist schnelles und entschlossenes Handeln der Praxisleitung erforderlich, um den „Teufelskreis“ aufzubrechen! Vorrangig ist es hierbei nicht, den oder die Verantwortliche(n) für die schlechte Situation zu  finden, sondern das eigene Führungsverhalten sowie die angewendeten Führungsmethoden kritisch zu hinterfragen. Das Ursache/Wirkungs-Prinzip ist nicht nur in der Physik, sondern vor allem in der Mitarbeiterführung von gravierender Bedeutung.
Die Art und Weise, wie die Praxisleitung ihre Mitarbeiterinnen führt, hat enorme Auswirkungen auf deren Leistungsbereitschaft sowie das gesamte Praxisklima. Eine allzu kameradschaftliche Führung ohne klare Zielvorgaben und Konsequenzen wird genauso  wenig zum Erfolg führen wie ein autoritärer Führungsstil, der die Mitarbeiterinnen einschüchtert.

Jeder Praxisinhaber ist anders. Der individuelle Führungsstil eines Zahnarztes ist daher sehr stark von dessen Persönlichkeitsstruktur geprägt. Deshalb wird die Führung der Mitarbeiter von Praxis zu Praxis immer unterschiedlich sein. Oftmals reichen jedoch kleine „psychologische Tricks“ und ein gezielter Griff in den „Handwerkskasten der Führungsmethodik“ und schon können spürbare Verbesserungen von Arbeitsleitung und Praxisklima erreicht werden.

Wovon hängt die Arbeitsleitung ab?

Grundsätzlich sind hierbei drei Komponenten zu beachten. Die Leistungsfähigkeit, das heißt die erforderliche Qualifikation muss vorhanden sein. Zum anderen die Leistungsmöglichkeit, das bedeutet, dass Mitarbeiter klare Verantwortungsbereiche und Kompetenzen haben müssen. Nicht zuletzt ist die individuelle Leistungsbereitschaft ausschlaggebend für die Arbeitsleistung. Diese hängt insbesondere vom Spaß an der Tätigkeit und dem Zusammenhalt im Team ab.

Was bedeutet das für das Führungsverhalten der Praxisleitung?

Bewährt hat sich ein kooperativer Führungsstil, der gekennzeichnet ist durch eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Zahnarzt und Praxismitarbeiterinnen. Beim kooperativen Führungsstil hat jeder im Praxisteam einen Kompetenzbereich, für den er in einem definierten Rahmen verantwortlich ist und damit Eigeninitiative entwickeln kann. Ist die erforderliche fachliche Kompetenz bei einzelnen Mitarbeiterinnen nicht vorhanden, müssen entsprechende Schulungsmaßnahmen durchgeführt oder ein passender Aufgabenbereich gefunden werden.

Zu diesem Führungsstil gehören jährliche Beurteilungsgespräche. Die Beurteilungsgespräche dienen dazu, über Stärken und Schwächen der Mitarbeiterinnen zu sprechen und Ziele für das kommende Jahr zu vereinbaren. Wichtig ist zusätzlich, dass die Mitarbeiterinnen in diesem Rahmen ihre persönlichen Erwartungen an die Praxisleitung äußern dürfen.
Richtig vorbereitete und effizient geführte Teambesprechungen sollten in regelmäßigen Abständen, für alle verbindlich, zu festen Zeiten abgehalten werden. Diese bieten unter anderem die Gelegenheit, Vorfälle oder Probleme in der Praxis zu besprechen und Lösungswege zu finden. Dies fördert den Teamzusammenhalt.

Eine gute Idee kann es sein, die Mitarbeiterinnen mit kleinen Erfolgsprämien, die über die normale Vergütung hinausgehen, zu überraschen. Auch Sachleistungen wie kleine Geschenke zu Weihnachten, Blumen zum Geburtstag oder die Weihnachtsfeier können die Motivation im Praxisteam steigern und das Arbeitsklima verbessern.

Ein wirksames Motivationsinstrument, das nichts kostet und wenig Zeit verschlingt: Alle Mitarbeiterinnen benötigen ernst gemeintes Lob und Anerkennung für gute Leistungen.
Mit einer gegenseitigen Wertschätzung und vernünftigen Methoden der Mitarbeiterführung kann der Spaß an der eigenen Praxis zurückkehren. Ihre Patienten werden es bemerken und auch wirtschaftlich können sich positive Änderungen ergeben.

Marcus Römer, convimed

Unsere Leistungen zum Thema Mitarbeiter & gutes Arbeitsklima...


Mitarbeiterführung Teil 2 von 3

Mitarbeiterführung Teil 3 von 3


Kontakt

Marcus Romer Kontakt convimed 150x150Marcus Römer

Saglerweg 4
D-82346 Andechs

Telefon: 08152/9824022
Fax: 08152/9824021

eMail:marcus.roemer@convimed.de

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